Enfatizamos que organizar documentos traz vários benefícios para os negócios. O ideal é organizar cada tipo de documentos (proveniente de fornecedores, colaboradores, clientes consumidores, como por exemplo, contas a pagar, a receber, pedidos, pagamentos de equipamentos, solicitação de serviços, agendamento de reuniões, convites para participação em eventos) em categorias adequadas e dividi-los em subcategorias, como datas de vencimento, setores, valor monetário, especificação de produtos.

Qual das alternativas apresentadas a seguir deixa de ser um benefício ao processo de arquivamento adequado?

Em termos gerais, é importante digitalizar a maioria dos documentos resultantes dos negócios da empresa, como uma medida efetiva de evitar acúmulos de papéis, danos, extravios, perdas.

Vale ressaltar que, por segurança, o Arquivista pode optar em digitalizar documentos que já expiraram, supriram a sua função e temporalidade, antes de descartar do Arquivo Físico, pois na prática, mais de 85% dos documentos empresariais podem ser digitalizados, sem a necessidade de uma cópia física, conforme preconiza a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012 e Decreto 8.539 de 2015, e que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos (BRASIL..., 2012).

Nesse contexto, qual das alternativas a seguir retrata documentos que podem e precisam ser mantidos em Arquivos Corrente, Intermediário e Permanente, justificados pela sua importância histórica, funcional, legal-jurídica?