Em termos gerais, é importante digitalizar a maioria dos documentos resultantes dos negócios da empresa, como uma medida efetiva de evitar acúmulos de papéis, danos, extravios, perdas.

Vale ressaltar que, por segurança, o Arquivista pode optar em digitalizar documentos que já expiraram, supriram a sua função e temporalidade, antes de descartar do Arquivo Físico, pois na prática, mais de 85% dos documentos empresariais podem ser digitalizados, sem a necessidade de uma cópia física, conforme preconiza a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012 e Decreto 8.539 de 2015, e que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos (BRASIL..., 2012).

 

Nesse contexto, qual das alternativas a seguir retrata documentos que podem e precisam ser mantidos em Arquivos Corrente, Intermediário e Permanente, justificados pela sua importância histórica, funcional, legal-jurídica?

 

• Lista de sugestões a ser preenchida para a festa de final de ano.

• Documentos administrativos e comerciais, dados contábeis, contratos.

• Bilhete rascunhado sobre assunto a ser tratado na manhã seguinte.

• Partes separadas de projetos em elaboração.

• Tabela contendo apenas dados, sem análise.