Enfatizamos que organizar documentos traz vários benefícios para os negócios. O ideal é organizar cada tipo de documentos (proveniente de fornecedores, colaboradores, clientes consumidores, como por exemplo, contas a pagar, a receber, pedidos, pagamentos de equipamentos, solicitação de serviços, agendamento de reuniões, convites para participação em eventos) em categorias adequadas e dividi-los em subcategorias, como datas de vencimento, setores, valor monetário, especificação de produtos.

 

Qual das alternativas apresentadas a seguir deixa de ser um benefício ao processo de arquivamento adequado?

 

• Melhora da produtividade, ao facilitar as buscas por dados e informações, mantidos nos sistemas físico e virtual.

• Maior praticidade para fazer serviços que englobam a organização dos diversos tipos de documentos, facilitando as ações e atividades de todos os setores da organização.

• Manutenção do controle de documentação descentralizado, preservado em cada setor da organização, mesmo que o espaço de arquivo físico esteja centralizado na empresa, em um centro de informações único.

• Maior agilidade de acesso a documentos e informações, a fim de satisfazer as exigências de consultorias e certificações, no conceito de Gestão da Qualidade.

• Desenvolvimento mais dinâmico no fluxo (Workflow) de documentos, promovendo respostas mais ágeis aos stakeholders.