O sistema de arquivo de uma empresa ou pessoa deve ser organizado de tal forma que ao consultá-lo, imediatamente se localize o documento ou informação desejados. Por isso, devemos deixar de lado complexidades no sistema utilizado de arquivamento (entrada, tramitação, retirada, devolução), adotando um modelo de simplicidade, a fim de facilitar a compreensão e a acessibilidade às informações para aqueles que o consultam.

Quanto mais funcional e simples for o sistema, mais reduzidas serão as possibilidades de equívocos e desorganizações do sistema de arquivamento adotado pela empresa.

É preciso compreender, sobremaneira, que um profissional de Arquivo mantém zelo cauteloso com toda a documentação de uma empresa sob sua responsabilidade, protegendo-o de possibilidades de incêndio, inundações, furtos, extravios, deteriorações, inacessibilidades.

Além de tudo isso, ao estudarmos o tema Arquivo e Documentação, devemos nos remeter, a princípio, aos elementos que definem a Arquivística.

 

Com relação aos Fatores Concretos e Abstratos do processo de arquivamento, qual das alternativas apresentadas a seguir CONTÉM EQUÍVOCOS na sua conceituação?

 

 

• Razão pela qual os materiais ou documentos foram produzidos e acumulados, como por exemplo, nos governos um documento pode ter objetivo operacional e finalidade oficial e é considerado um fator Abstrato.

• Fatores Concretos envolvem a forma, fonte, origem e lugar de conservação.

• Valores, pelos quais os Arquivos são conservados por razões oficiais, históricas, culturais, administrativas ou jurídicas.

• Finalidade é um Fator Abstrato justificado porque os Arquivos estão desvinculados e não tem como objetivo principal de atender a fins administrativos, oficiais, políticos, legais ou culturais.

• Custódia: os documentos são Arquivos se o fato da Custódia (ser Arquivo Permanente) ininterrupta puder ser estabelecido. Em si, é a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de Arquivos, independentemente de vínculo de propriedade, de produção, de finalidade, valor e razão. Documentos importantes devem sempre ser conservados e armazenados como prova legal e histórica.